IT-бюджет

         Формирование бюджета и обоснование затрат на IT — достаточно простая и в то же время архисложная  процедура, которая позволяет руководству увидеть выгоды инвестирования в IT, а техническим специалистам разделять ответственность за состояние IT-инфраструктуры с руководством.

Ежегодное планирование IT-бюджета для тех. специалиста – это возможность сосредоточиться на своей непосредственной работе, покончив с практикой постоянного выбивания денег на те или другие нужды.

Небольшое эссе формирования бюджета.

Сразу можно определить несколько этапов формирования IT-бюджета:
1. Сбор
2. Анализ
3. Формирование и обоснование

1. Сбор информации

Для составления (и обоснования) бюджета на IT необходимо знать, помнить, понимать:

1. Что компания уже купила в прошлом и за что продолжает платить в настоящем, а именно:

• какое используется оборудование и  какое оборудование находится  в запасе,
• лицензии на программное обеспечение,
• договора, сервисные контракты,
• операторские услуги,
• расходные материалы и затраты на них.

2. Какие информационные технологии используются в компании и для чего:
Т.е. здесь необходимо иметь полный список услуг (IT-сервисов), которые использует бизнес в своей работе, начиная от банальных систем таких как  «электронная почта», «печать», «телефония», заканчивая системами управления, безопасности и специфическими бизнес-приложениями.
Крайне необходимо тщательно документировать, вовремя дополнять и указывать цену вопроса, что бы потом судорожно не бегать и не дергать коллег по несчастью.

3. Какие цели, планы и задачи у компании на ближайший период, какие существуют проблемы и что должно быть решено?

На данном этапе архиполезно пообщаться с руководством, с руководителями структурных подразделений, чтобы понять их потребности по изменению качества обслуживания, надежности, удобства работы с системами, а также уточнить список используемых ими служб и сервисов. 

Сюда можно отнести например планируемое увеличение персонала (закупка ПК, ПО), появление новых задач, изменение требований по производительности, надежности и безопасности работы информационных систем.

2. Анализ

Цель  – найти то и понять, что мешает в данный момент достичь поставленных целей или может помешать в будущем. Для этого требуется провести достаточно серьезный аналитический анализ, и выяснить те или иные показатели, а именно:

• Производительность оборудования.

Хватает ли этого в настоящий момент? Соответствует ли текущий уровень производительности систем всем ожиданиям? Что сейчас есть слабое звено? Хватит ли производительности, если нагрузка вырастет в соответствии с планами по развитию (если конечно такие планы есть и существуют)?

• Надежность.

Все ли предприняты меры для обеспечения сохранности данных? Допустимо ли менять оборудование по мере выхода из строя или все таки стоит его обновить заранее? Возможно ли в случае какого либо сбоя восстановить работоспособность в обозначенные сроки или лучше заранее приобрести доп. оборудование или ПО для этого? Есть ли какие-то другие известные проблемы, которые влияют на безотказность работы IT-систем?

• Функциональность.

Решают ли существующие приложения задачи пользователей и бизнеса? Эффективность приложений? Чего компании не хватает сейчас? Что нужно поменять, изменить, чтобы соответствовать актуальным и будущим требованиям? Актуальны ли существующие приложения вообще?

• Безопасность.

Защищены и насколько защищены данные компании от внешних и внутренних угроз? Существует или соответствует ли система защиты уровню угроз? Как изменятся требования к информационной безопасности в обозримом будущем? Как ее видит IT-специалист?

• Удобство.

Создает ли что-нибудь дискомфорт в работе пользователей с компьютерной техникой? Удобно ли расположены принтеры в офисе, сильно ли шумят компьютеры, все ли интерфейсы и системы понятны для пользователей, жалуются ли они еще на что-то? Что здесь можно улучшить?

• Операционные расходы.

Оптимальны ли существующие операционные расходы? Соответствуют ли они рыночной стоимости? В какие суммы ежемесячно обходится компании тот или иной сервис? Из чего состоят эти расходы? Можно ли их уменьшить без ущерба для компании?

• Запасы

Есть ли необходимые расходные материалы? Сколько нужно будет дополнительного оборудования и лицензий в случае расширения? Нужны ли будут дополнительные разовые или постоянные услуги в случае планируемого развития бизнеса?

3. Формирование бюджета и обоснование

Собственно, вся основная работа выполнена на двух вышеуказанных этапах. Последняя задача — представить полученные выводы руководству в понятном и удобном для принятия решений виде. Здесь нужно разложить все по полочкам:
1. Операционные расходы на поддержание деятельности: расходные материалы, сервисные контракты, услуги, оплата труда специалистов.
2. Необходимые капитальные вложения, в случае отсутствия которых возможны серьезные потери для бизнеса. Сюда относятся расходы, которых компании не избежать и вопрос лишь в том, будет она инвестировать деньги в это заранее, или когда уже понесет обозначенные потери.
3. Рекомендуемые инвестиции – в сочетании с необходимыми позволяют значительно повысить показатели работы, а также устранить риски, которые могут оказать негативное влияние на бизнес.
4. Расходы, связанные с развитием – необходимый объем инвестиций для обеспечения работы систем и поддержания качественных показателей в случае реализации планов по росту бизнеса.
5. Возможные инвестиции, позволяющие улучшить функциональные возможности и/или удобство работы сотрудников с IT-системами. 

     И последняя, но самая важная деталь – это обоснование каждой из статей бюджета. Большие руководители к сожалению, не понимают понятия «морально устаревший сервер» и как правило  ничего не понимают в технике — они оперируют только категориями потребностей в IT-сервисах, возможностями, рисками и их стоимостью для бизнеса. Каталог услуг (IT-сервисов), который был описан в самом начале, нужно для того, чтобы общаться с руководством компании на "одном языке" – это общая точка соприкосновения. И говорить на "одном языке" - как правило нетривиальная задача. Выявив потребность в оборудовании, программном обеспечении, персонале и пр. необходимо обосновывать необходимость в них конкретными показателями работы конечных IT-сервисов (риски, качество, скорость реакции и пр.), которые получает или получит бизнес.

Как-то так.